Het belang van een gedetailleerd onderhoudslogboek voor uw bedrijfsauto

Veel ondernemers en bedrijven onderschatten het belang van een gedetailleerd onderhoudslogboek voor hun bedrijfsauto. Dit terwijl een goed bijgehouden logboek van onschatbare waarde is, de levensduur van het voertuig kan verlengen en in sommige gevallen bij verkoop zelfs verplicht is. Daarom leggen we in dit blogartikel uit wat de voordelen van een goed bijgehouden boekje zijn, bespreken we de opties (fysiek vs. digitaal) en geven we een aantal handige tips.

Waarom een onderhoudslogboek zo belangrijk is

Een goed bijgehouden, gedetailleerd onderhoudslogboek biedt een duidelijk overzicht van de complete onderhoudsgeschiedenis van de bedrijfsauto. Een gedetailleerd logboek bevat niet alleen informatie over regulier onderhoud – denk aan olieverversingen en bandenwissels – maar ook alle relevante informatie over reparaties en vervangen onderdelen. Het onderhoudslogboek is met name belangrijk als u uw bedrijfsauto ooit wil verkopen aan een occasionkoper: dan is een bijgehouden boekje zelfs een verplicht onderdeel. Andere redenen om het boekje goed bij te houden zijn:

1. Langere levensduur & waardebehoud bedrijfsauto

Regelmatig onderhoud is essentieel om uw bedrijfsauto(‘s) in optimale conditie te houden. Een gedetailleerd logboek speelt hierin een belangrijke rol: het houdt niet alleen bij wanneer grote ingrepen zijn gedaan, maar helpt u ook herkennen wanneer het weer tijd is voor nieuw onderhoud. Op deze manier kunt u het voertuig zonder problemen blijven gebruiken en verlengt u mogelijk de levensduur.

2. Hogere restwaarde

Een onderhoudsboekje zegt veel over uw bedrijfsauto. Is het voertuig door de jaren heen netjes onderhouden en is dit duidelijk gedocumenteerd, dan heeft het voertuig een aanzienlijk hogere restwaarde dan wanneer dit niet op papier had gestaan. Ook is duidelijkheid met betrekking tot de waarde van het voertuig in uw voordeel als u een schadeclaim wilt indienen bij de verzekering, bijvoorbeeld na autodiefstal of schade.

3. Lagere operationele kosten

Het onderhoudsboekje vertelt u wanneer uw bedrijfsauto weer aan (periodiek) onderhoud toe is. Voertuigen die regelmatig en volgens schema worden onderhouden, vertonen minder onverwachte storingen, waardoor de kans kleiner is dat u met financiële tegenvallers (kostbare reparaties) te maken krijgt. Daarnaast draagt regelmatig onderhoud bij aan lager brandstofverbruik, wat u vervolgens terugziet in lagere operationele kosten.

4. Naleving regels

Voor commerciële voertuigen bestaan tegenwoordig tal van regels op gebied van onderhoud en veiligheid. Een gedetailleerd onderhoudslogboek helpt niet alleen bij het aantonen van naleving van deze regelgeving, maar zorgt er ook voor dat alle inspecties en onderhoudsactiviteiten traceerbaar zijn. Dit is cruciaal tijdens eventuele audits en veiligheidsinspecties.

Het oude, vertrouwde onderhoudsboekje

Zeggen we onderhoudsboekje, dan denkt u waarschijnlijk direct aan het oude, vertrouwde fysieke onderhoudsboekje. Als het goed is vindt u deze in het dashboardkastje van uw bedrijfsauto en laat u al het onderhoud in dit boekje registreren. Het papieren logboek biedt tastbaar bewijs van het onderhoudsverleden van het voertuig, maar heeft ook een aantal nadelen. Zo kan het beschadigd raken, onleesbaar worden of – nog erger – kwijtraken. Vooral laatstgenoemde wil nog wel eens voorkomen, waardoor de onderhoudsgeschiedenis volledig of deels verloren gaat.

In opkomst: de digitale versie

Om deze reden zijn digitale onderhoudslogboeken enorm in populariteit toegenomen. Vooral bij nieuwe auto’s en bedrijfswagens van merken zoals Mercedes, BMW, Renault, Toyota, Ford en Volkswagen is de digitale versie inmiddels de norm. En dat is niet zonder goede reden. Een digitaal logboek is gemakkelijker bij te houden, raakt nooit kwijt en is eenvoudig te delen met alle relevante mensen en partijen, zowel binnen als buiten de onderneming.

Wat moet er allemaal in staan?

Voor zowel fysieke als digitale onderhoudslogboeken is het essentieel om uitgebreide en nauwkeurige informatie bij te houden om de geschiedenis en conditie van het voertuig te documenteren. Hier is een lijst van de informatie die typisch in een onderhoudslogboek voor bedrijfsauto’s staat:

• Datum van onderhoud: de datum waarop elk onderhoud of elke reparatie werd uitgevoerd
• Beschrijving van de service: een gedetailleerde beschrijving van wat er tijdens elke service is gedaan (olieverversing, vervanging van de remblokken, enzovoorts)
• Vervangen onderdelen: een complete lijst van alle onderdelen die zijn vervangen, inclusief het type en het merk van het vervangende onderdeel
• Kilometerstand: de kilometerstand van het voertuig op het moment van de service – dit helpt bij het plannen van toekomstige onderhoudsbeurten
• Uitgevoerd door: naam van de persoon of het servicecentrum die het onderhoud of de reparatie heeft uitgevoerd
• Kosten: kosten van de uitgevoerde werkzaamheden en onderdelen
• Garantie-informatie: details over eventuele garanties op vervangende onderdelen of uitgevoerde werkzaamheden (wanneer van toepassing)
• Geconstateerde problemen: notities over eventuele problemen die tijdens de service aan het licht zijn gekomen, maar die op dat moment niet zijn verholpen
• Inspectieresultaten: de resultaten van veiligheidsinspecties en emissietests indien van toepassing
• Accidentlogs: details over eventuele ongelukken of schadegevallen, inclusief de aard van de schade en details met betrekking tot de reparatie.
• Notities: Eventuele extra opmerkingen die relevant kunnen zijn, zoals weersomstandigheden tijdens een probleem of bijzondere voorvallen tijdens het gebruik van het voertuig.

Onze bedrijfsauto onderhoudstips

• Wees consequent – maak er een gewoonte van om elke service of reparatie direct na afronding in het logboek te (laten) documenteren
• Wees duidelijk – gebruik duidelijke en gedetailleerde beschrijvingen
• Overweeg te digitaliseren – digitale logs zijn gemakkelijker in gebruik, eenvoudig te delen en minder gevoelig voor beschadiging of kwijtraken
• Bewaar ontvangstbewijzen en werkorders – naast het geschreven logboek

Bedrijfsauto verkopen?

Heeft u het onderhoudsboekje in orde en wilt u uw bedrijfswagen verkopen Of speelt u met het idee om uw bestelwagen te verkopen? Verkoop uw voertuig aan Koopmijnbus.nl – dé opkoper van bedrijfswagens van allerlei merken. Vul simpelweg ons aanmeldformulier in, dan ontvangt u binnen 24 binnen een voorstel. Ook kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen voor meer informatie.